Směrnice č. 01/2008 o aktualizaci evidence osob

pro obytné domy spravované BD Trávníčkova 1767-1771, družstvo, Trávníčkova 1768, 155 00 Praha 5.


1. Úvodní ustanovení

Představenstvo BD vydává v souladu s článkem 13, bodem 2, stanov BD směrnici o způsobu a termínech aktualizace údajů o osobách evidovaných v bytech BD a dokumentů, na které tyto aktualizace mají vliv. Jedná se především o aktualizaci dat rozhodných pro Nájemní smlouvy, Evidenční listy a Předpisy plateb

2. Vymezení pojmů, práv a odpovědností

1. BD jako vlastník a správce bytových domů odpovídá za provádění aktualizace evidence osob na základě údajů předaných mu nájemcem
2. Nájemník je povinen bezodkladně informovat družstvo o všech skutečnostech, které mají vliv na evidenci osob a platby s ní související. Porušení těchto povinnost se řídí Stanovami a dalšími závaznými předpisy BD (především směrnicemi). Nájemník je povinen dodržovat termíny určené k vyzvednutí aktualizovaných dokumentů.
3. Pro účely této směrnice se definují 3 subjekty práv a to následovně:
• Představenstvo BD – rozumí se každý člen představenstva jednotlivě, pokud Stanovy družstva nevyžadují účast/úkon více členů představenstva.
• Uživatel bytu – rozumí se osoba, která je definována v nájemní smlouvě či jiném dokumentu jako osoba oprávněná jednat o záležitostech konkrétního bytu či nebytových prostor
• Správcovská firma – rozumí se jakýkoliv zaměstnanec firmy, která na základě smluvního vztahu vykonává pro BD správcovskou činnost
4. Pro účely této směrnice se rovněž definují termíny Malá změna a Velká změna a to následujícím způsobem:
• Malá změna - jedná se o změnu v evidenci, kterou není potřeba prokazovat – např. přihlášení nového nebo odhlášení stávajícího člena domácnosti, pokud tento není členem BD, oprava údajů o členech apod.
• Velká změna – jedná se o takovou změnu, ke které musí představenstvo obdržet od stávajícího Uživatele oficiální, často úředně ověřené, doklady – především převod, rozšíření či zúžení členství

3. Postup při hlášení změny

Podnět pro Malou změnu předává Uživatel přímo správcovské firmě a to telefonicky, písemně, nebo e-mailem. O případném jiném způsobu předání se může dohodnout nájemník se správcovskou firmou.
Podnět pro Velkou změnu předává Uživatel přímo představenstvu a to výhradně v úředních hodinách představenstva. Představenstvo zajistí zpracování Velké změny správcovskou firmou.
V daném měsíci budou zpracovány pouze změny nahlášené do 20. dne tohoto měsíce. Všechny změny nahlášené po tomto dnu se promítnou do dokladů i vyúčtování až v následujícím měsíci a v rámci ročního vyúčtování bude tato položka uvedena v soulad s počtem osob v evidenci.
Opravené dokumenty (EL, NS, Předpisy) si vyzvedne nájemník v nejbližší výdejní termín. Výdejní termíny stanovuje představenstvo a zveřejňuje je na místě obvyklém.
Správcovská firma zašle aktualizované soubory Evidenčních listů, Nájemních smluv a Předpisů plateb představenstvu e-mailem a to vždy nejpozději ve Výdejní termíny do 16.00hod.

4. Závěrečná ustanovení

Směrnice byla schválena na jednání představenstva BD dne 28.1. 2008 a nabývá účinnosti dnem schválení.